NemProgrammering.dk logo

Pivottabeller i Excel | Den komplette guide til pivottabeller

Ekspert indlæg
Pivotabel i Excel
Thomas Iversen

  Skrevet af: Thomas Iversen     07-08-2020     Skrevet i: Excel

Du har sikkert allerede hørt om pivottabeller i Excel, og nu er det på tide at du lærer, hvordan du bruger dem.

excel
excel kursus Bliv ekspert i Excel med et online Excel kursus!
Læs mere
Videolektioner: 36 Kursus længde: 8 timer E-bog: 200 sider Ubegrænset adgang Kursusbevis Pris: 399 DKK Virksomhed eller underviser?

En pivottabel kan give dig et overblik over de mest komplekse datasæt, og du kan nemt og hurtigt tilpasse dit overblik, hvis du ønsker data fremstillet på en anderledes måde.

Med en pivottabel kan du sortere, filtrere og analysere data direkte i din tabel uden at skulle lave en masse mellemregninger i andre celler. Det kan være svært at forklare, hvad der gør en pivottabel så smart, så lad os i stedet komme i gang med at lave en, for så vil du hurtigt se, hvor kraftfuld funktionen er.

I denne guide skal vi således se på, hvordan du opretter en pivottabel fra bunden. Til sidst ser vi på, hvordan du også kan oprette en pivottabel via hurtig analyse.

Husk, at du kan lære meget mere om Excel og blive en superbruger i programmet med mit Excel kursus her på siden.

Lad os først kaste et blik på den data, som vi skal arbejde med.

I nedenstående tabel finder du et udtræk fra en hjemmeside, som viser hvor mange personer, der har besøgt hjemmesiden de første 13 dage i maj, og fra hvilken by de kommer fra.

F.eks. kan man se, at der den 3. maj var 69 besøgende på siden, som kom fra København. Det samme viser tabellen for alle andre byer i hele verden, og derfor er listen også mere end 1.500 rækker lang.

Pivot data

Jeg kunne godt tænke mig at:

Finde ud af, hvor mange personer der har besøgt hjemmesiden fra hver by per dag i hele perioden.

Og

Finde ud af, hvor mange besøgende der har været fra hver by i alt for hele perioden.

Disse opgaver virker måske uoverskuelig, men det er de faktisk slet ikke, hvis man bruger en pivottabel.

Sådan opretter du pivottabellen

For at oprette en pivottabel markerer jeg først øverste celle til venstre i tabellen. Herefter går jeg ind under Indsæt fanen, hvor jeg vælger Pivotabel i Tabeller gruppen.

Excel markerer automatisk hele min tabel.

Excel pivottabel

I det du trykker ok, vil Excel automatik oprette et ny ark, hvori pivottabellen oprettes. Selvom pivottabellen ligger i et andet ark, er den stadig forbundet til tabellen dennes data i det andet ark.

Pivottabeller i Excel

Når du har musemarkøren i din pivottabel, vil du altid have de kontekstafhængige faner Analysér og Design samt opgaveruden Pivottabelfelter til rådighed.

Der hvor vi skal arbejde til at starte med, er i opgaveruden. Design vil jeg ikke komme ind på, da det blot indebærer de grundlæggende muligheder for at ændre farver og udseende på din pivottabel.

Nå pivottabellen er oprettet, kan vi begynde at udforme den, som vi ønsker, ved at hive de kolonner ned, som vi ønsker at bruge. Jeg har som du kan se ovenfor By, Dato og Brugere til rådighed.

Der findes fire områder, hvori jeg kan bruge kolonnerne.

  1. Rækker
    • Dette giver lidt sig selv. Hvis jeg trækker By ned i dette område, vil min pivottabels rækker blive byerne fra min oprindelige tabel.
  2. Kolonner
    • Som foroven vil jeg, hvis jeg f.eks. trækker dato ned i dette område få alle mine datoer vist som kolonner. Se eksempel nedenfor.rækker og kolonner
  3. Værdier
    • Under værdier kan du angive, hvad der skal udfyldes som værdier i cellerne i din pivottabel. Du kan desuden vælge, om der skal ske en udregning på værdien eller om det bare skal være de rå data fra tabellen, der skal vises. Jeg kunne eksempelvis vælge at trække brugere ned i mit værdiområde, og herved ville min pivottabel blive udfyldt med antallet brugere, der har besøgt hjemmesiden fra den givne by på den givne dag.  I eksemplet nedenfor kan du f.eks. se, at der den 9. maj var én bruger fra Abu Dhabi på hjemmesiden.5
  4. Filtre
    • Med filter kan du vælge, om du vil have et filter på din pivottabel, som skal baseres på en af kolonnerne fra din originale tabel. Havde jeg eksempelvis haft kontinent med i min tabel, kunne jeg have valgt at trække dette ind som et filter og filtreret alt andet end europæiske lande fra.

Men lad os komme tilbage til de opgaver, som jeg beskrev i starten.

For at løse den første opgave, vælger jeg at trække by ned som en række. Herefter trækker jeg også dato ned som række, da det vil placere alle datoer, hvor der har været besøgende fra den givne by, under byen i pivottabellen.

Pivotfelter

Som du kan se, placeres alle datoer, hvor der har været besøg fra Ballerup, nu under byen Ballerup

Det eneste jeg mangler nu for at løse opgaven, er at sætte værdier på for hvor mange besøgende, det drejer sig om per dag per by.

Det gør jeg nemt ved at trække brugere ned som værdi.

Pivot 7

Første opgave er nu løst, og faktisk er opgave nummer to også, da Excel automatisk angiver det totale antal for hver by.

Det totale antal kan dog godt vises mere elegant på et par forskellige måde.

Enten kan man fjerne Dato fra Rækker, og derved kun få vist byer og Sum af brugere.

Alternativt kan man skjule datoerne ved at højreklikke på en vilkårlig dato og under Vis/Skjul vælge at Skjule hele feltet.

Pivottabel guide

Dette vil resultere i at alle datoer skjules, og det er nu kun byerne med deres totale antal besøg der vises.

Du kan også skjule datoer under enkelte byer ved at vælge Skjul frem for Skjul hele feltet eller blot ved at trykke på det lille minus-ikon ud for byen i pivottabellen.

9

Ændring af opsummeringsmetode

Jeg skrev, da jeg definerede Værdier området, at man selv kunne bestemme, om værdierne skulle vises som en udregning. I mit tilfælde vil det give mening at vise antallet som en procentdel af det totale antal besøg på hjemmesiden i perioden, og det kan jeg faktisk nemt lavet.

Alt hvad jeg skal gøre er at ændre Værdifeltindstillingen på Brugere. Det gør jeg ved at klikke på den lille pil ved Sum af Brugere, hvorefter jeg vælger Værdifeltindstillinger.

Dernæst skal jeg vælge den type beregning, jeg vil påføre mine værdier. Her er der en del muligheder, men den jeg ønsker findes under Vis værdier som, hvor jeg vælger % af kolonnetotal.

10

Det giver nedenstående resultat, hvor det kan aflæses, at personer fra Ballerup udgør 0,75% af alle besøgende for hele perioden.

En anden måde at ændre opsummeringsmetoden er ved at højreklikke på selve kolonnen og herefter vælge Opsummer værdier efter eller Vis værdier som, som vist nedenfor.

Her vil du få en række af de samme muligheder, som i den første fane i Værdifeltindstillinger dialogboksen ovenfor.

Gruppering af Pivottabel data

Det hænder, at en pivottabel kan blive meget stor og uoverskuelig. For at afhjælpe denne uoverskuelighed kan du vælge at gruppere dine data. Nedenfor har jeg lavet en ny pivottabel, hvor jeg har alle dage fra hele året, og antallet af besøg for hver dag.

Det siger sig selv, at denne liste er meget lang (365 rækker), og derfor vælger jeg at gruppere på dato, idet jeg godt kunne tænke mig at se listen, og antallet af besøgende fordelt på måneder i stedet for på enkelte dage.

Jeg grupperer på dato ved at markere en af dato cellerne i min pivottabel, hvorefter jeg højreklikker og vælger Gruppér.

Fordi min dato-kolonne er formateret med datoformat, giver Excel mig automatisk en række grupperingsmuligheder i henhold til dette.

Jeg vælger, som vist at gruppere efter dage, måneder og kvartaler. Når jeg trykker ok, får jeg nedenstående resultat, hvor mine datoer er fint organiseret i måneder og kvartaler.

Jeg har klikket på det lille plus-ikon for at folde første kvartal ud. Læg desuden mærke til, at der automatisk regnes totaler for måneder og kvartaler samt en hovedtotal for hele året.

Man kan også manuelt oprette en gruppering.

Det gør man ved at markere de rækker, man vil gruppere sammen, og dernæst trykke Gruppér som ovenfor. Her skal du selv give din gruppe et navn efterfølgende.

Du fjerner grupperinger ved at klikke på den grupperede celle, hvorefter du trykker Opdel gruppe.

Filtre og tidslinje i pivottabellen

Du har måske allerede lagt mærke til det, men når du laver en pivottabel, så kommer der automatisk et lille filter-ikon på din kolonne med rækkenavne, som vist nedenfor:

Via dette ikon kan du filtrere din pivottabel, præcis som du filtrerer en almindelig tabel. Jeg kan eksempelvis vælge kun at få vist besøgstal i denne måned (i mit tilfælde Maj måned), som vist nedenfor.

En af de nyere funktioner i Excel, som også er et slags filter, er tidslinjen. Tidslinjen kan dog kun anvendes, hvis din datakilde indeholder datoer.

For at indsætte en tidslinje skal du først sætte din musemarkør et vilkårligt sted i pivottabellen. Derefter går du til den kontekstafhængige fane Analysér, hvor du i Filtrer gruppen vælger Indsæt tidslinje.

Excel registrerer derefter selv, hvilke felter der indeholde datoer, og viser dig disse i en dialogboks. Vælg dem du gerne vil filtrere på. I mit tilfælde herunder er det kun min Dag kolonne, som indeholder datoer, og derfor vælger jeg kun den som filter.

Idet jeg trykker OK indsættes tidslinjen og jeg kan nu filtrere min tabel ved hjælp af denne. Nedenfor har jeg f.eks. valgt at filtrere alle måneder, undtagen juli og august, fra. Du kan altid fjerne filtret igen ved at trykke på tragtikonet med det lille røde kryds.

Indsæt pivotdiagram

På samme måde som du kan indsætte diagrammer til almindelige tabeller, og dermed få et overblik eller grafisk fremstilling af data, så kan du gøre det samme med pivottabeller.

Diagrammer som indsættes til en pivottabel kaldes for pivotdiagrammer, og er lidt mere dynamiske end almindelige diagrammer. F.eks. indeholder et pivotdiagram filtre, og du kan hurtigt tilrette akser og værdier, ved at rette i pivottabellen som pivotdiagrammet afspejler.

For at oprette et pivotdiagram skal du først markere din pivottabel og derefter gå til den kontekstafhængige fane Analysér, hvor du i Funktioner gruppen vælger Pivotdiagram. Dette frembringer en dialogboks, hvor du kan vælge, hvilken type diagram du ønsker.

Jeg vælger i eksemplet nedenfor at oprettet et ganske almindeligt søjlediagram.

Som du kan se nedenfor, så tilpasser mit pivotdiagram sig efter, hvordan min pivottabel er sorteret og grupperet. F.eks. har jeg foldet mine måneder ud i tredje kvartal, hvilket også bliver afspejlet i diagrammet. Folder jeg dem ind igen, vil diagrammet følge med.

Jeg kan desuden anvende de indbyggede filtre i diagrammet til eksempelvis kun at vise en eller flere måneder. Filtrer du i diagrammet, vil din pivottabel også påføres filtret.

Ønsker du at oprette pivotdiagrammet i et separat ark, kan du markere pivottabellen og blot trykke F11. Husk på, at alle de filtre og tilpasninger af data du laver i pivotdiagrammet, også påvirker din pivottabel.

Udsnitsværktøjer i pivottabel

Endnu en måde at filtrere sine data i sin pivottabel på, er ved at indsætte et udsnitsværktøj. Et udsnitsværktøj fungerer meget på samme måde som almindelige filtre, men er mere visuelle samt brugervenlig, så det kan bruges til at lave et slags kontrolpanel i dit ark.

Udover det pivotdiagram og den tidslinje jeg allerede har indsat, kunne jeg godt tænke mig en nem og visuel måde at vise specifikke måneder. Det kan jeg gøre med et udsnitsværktøj.

For at indsætte et udsnitsværktøj skal du først markere din pivottabel og derefter gå til den kontekstafhængige fane Analysér, hvor du i Filtrer gruppen vælger Indsæt udsnitsværktøj.

Herefter vil du få en dialogboks, hvor du kan vælge, hvilke felter du ønsker at indsætte et udsnit af.

Jeg vælger måneder, hvorefter jeg klikker OK.

Jeg kan nu via et lille kontrolpanel vælge, hvilke måneder jeg ønsker at vise og arbejde med.

I eksemplet nedenfor har jeg valgt kun at vise de seks første måneder. Jeg vælger flere måneder ved at holde Ctrl nede, mens jeg klikker på månederne.

Læg desuden mærke til, hvordan min pivottabel, pivotdiagram og hovedtotal tilpasser sig til kun at vise første og anden kvarttal, fordi jeg har sat et filter via mit udsnitsværktøj.

Du kan som altid rydde dit filter ved at trykke på det lille tragt-ikon med det røde kryds.

Opdatering og ændring af datakilde

Er der sket ændringer i din kildedata, som din pivottabel er bygget på, kan du opdatere din pivottabel ved blot at markere den, højreklikke og derefter trykke Opdater som vist nedenfor.

Pivottabellen vil herefter blive opdateret med den nyeste kildedata. Under Analysér fanen kan du også finde opdaterings-knappen. Under denne kan du desuden vælge at Opdatere alle, hvilket betyder, at du herved vil opdatere alle pivottabeller i hele projektmappen med den nyest kildedata, og ikke kun den du har markeret i dit ark.

Konklusion

Jeg håber, at du med denne guide er blevet meget klogere på pivottabeller og hvordan de kan skabe overblik i din data. Jeg bruger ofte selv pitvottabeller til at skabe overblik i f.eks. produktfeeds, salgsdata mm., og det er virkelig et værktøj, der hurtigt og nemt kan give indsigt i store mængder data.

Husk at jeg også tilbyder et komplet Excel kursus her på siden, som vil lære dig meget mere om Excel. Med til kursus er desuden en komplet Excel bog på 200 sider (også skrevet af mig), som du kan bruge som opslagsværk. Læs mere om Excel kurset her: Excel kursus for begyndere

Spørgsmål og kommentarer

Skriv et svar

Din e-mailadresse vil ikke blive publiceret.